La QR-fattura svizzera spiegata: struttura e utilizzo

Dal 30 settembre 2022 in Svizzera esiste un solo standard per le fatture cartacee e PDF con sezione pagamento: la QR-fattura. Chi come freelance emette fatture a clienti in Svizzera non può farne a meno. In questo articolo spieghiamo cos'è esattamente la QR-fattura, com'è strutturata, come la pagano i vostri clienti – e come creare gratuitamente una QR-fattura in pochi minuti.

Cos'è la QR-fattura?

La QR-fattura è lo standard ufficiale svizzero per le fatture con sezione pagamento integrata. Il suo cuore è lo Swiss QR Code: un codice QR quadrato con la croce svizzera al centro, che contiene tutte le informazioni di pagamento – beneficiario, IBAN, importo, valuta, numero di riferimento e comunicazione.

La sezione pagamento si trova di regola nel terzo inferiore della fattura ed è composta da due parti:

• La ricevuta (a sinistra): la parte più piccola, che chi paga può far timbrare allo sportello postale.
• La sezione pagamento (a destra): la parte più grande, con lo Swiss QR Code e tutti i dati in chiaro.

Importante: tutte le informazioni contenute nel codice QR sono riportate anche in forma leggibile accanto ad esso. Chi non può o non vuole scansionare il codice inserisce semplicemente i dati a mano nell'e-banking.

La fine delle polizze di versamento arancioni e rosse

Per decenni due polizze di versamento hanno caratterizzato il traffico dei pagamenti svizzero:

• La polizza di versamento arancione (PVR) con numero di riferimento, per la riconciliazione automatizzata dei pagamenti.
• La polizza di versamento rossa (PV) senza riferimento, ma con un campo per una comunicazione.

La QR-fattura è stata introdotta il 30 giugno 2020 ed è coesistita per poco più di due anni con le vecchie polizze. Il 30 settembre 2022 è arrivata la fine definitiva: da allora le banche e PostFinance non elaborano più le polizze arancioni e rosse. La QR-fattura riunisce i due mondi in un unico formato – con o senza riferimento, con o senza comunicazione, in franchi o in euro.

L'anatomia della sezione pagamento

Diamo uno sguardo più da vicino ai componenti di una QR-fattura.

Lo Swiss QR Code

Lo Swiss QR Code contiene tutti i dati di pagamento in un formato standardizzato, definito da SIX (la gestrice dell'infrastruttura della piazza finanziaria svizzera) negli «Swiss Payment Standards». La croce svizzera al centro lo distingue dai codici QR ordinari e funge da segno di riconoscimento.

IBAN o QR-IBAN

Su una QR-fattura figura un IBAN ordinario oppure un QR-IBAN:

• L'IBAN è il vostro normale numero di conto in formato internazionale (che inizia con CH o LI).
• Il QR-IBAN gli assomiglia, ma contiene uno speciale QR-IID (identificativo dell'istituto tra 30000 e 31999) al posto del numero di clearing bancario. Il QR-IBAN si ottiene dalla propria banca ed è necessario solo se si vuole lavorare con i riferimenti QR.

I tre tipi di riferimento

La QR-fattura prevede tre varianti, che corrispondono alle vecchie polizze di versamento:

1. Riferimento QR: un riferimento numerico di 27 posizioni, tecnicamente identico al vecchio riferimento PVR. Funziona solo con un QR-IBAN ed è adatto a chi deve riconciliare automaticamente molte fatture.
2. Creditor Reference (SCOR): un riferimento internazionale secondo ISO 11649 (che inizia con «RF»). Si utilizza con l'IBAN ordinario e funziona anche nel traffico dei pagamenti transfrontaliero.
3. Senza riferimento: la variante più semplice, con IBAN ordinario, paragonabile alla vecchia polizza rossa. Per l'attribuzione si può aggiungere una comunicazione non strutturata (ad es. il numero di fattura).

Per la maggior parte dei freelance con un volume di fatture contenuto, la variante con IBAN ordinario – con o senza Creditor Reference – è più che sufficiente.

Importo, valuta e informazioni supplementari

La sezione pagamento indica inoltre l'importo (in CHF o in EUR), l'indirizzo del debitore e informazioni supplementari facoltative. L'importo può anche restare vuoto – pratico ad esempio per le donazioni, dove chi paga inserisce l'importo da sé.

Come i vostri clienti pagano la QR-fattura

Uno dei maggiori vantaggi della QR-fattura: il pagamento si conclude in pochi secondi. I vostri clienti hanno diverse possibilità:

• App di mobile banking: scansionare il codice QR con lo smartphone, verificare i dati, autorizzare il pagamento. Nessuna digitazione manuale, nessun errore di battitura.
• E-banking al computer: scansionare il codice con la webcam o un lettore – oppure inserire manualmente i dati in chiaro.
• Ufficio postale: la QR-fattura può essere pagata allo sportello, in contanti o con addebito sul conto, come un tempo la polizza di versamento.
• Ordine di pagamento: chi invia i propri pagamenti alla banca tramite ordine allega semplicemente la sezione pagamento.

Per voi che emettete la fattura questo significa: meno domande, meno errori di pagamento e incassi più rapidi.

I vantaggi per i freelance

Perché la QR-fattura conviene proprio agli indipendenti?

• Immagine professionale: una QR-fattura corretta trasmette serietà – anche verso i grandi clienti aziendali, la cui contabilità richiede questo standard.
• Pagamenti più rapidi: più il pagamento è semplice, più breve è nella pratica il tempo di incasso. Una scansione sostituisce la noiosa digitazione dell'IBAN.
• Meno errori: importo, IBAN e riferimento vengono ripresi dal codice – le cifre invertite sono un ricordo del passato.
• Riconciliazione facile: con un riferimento o il numero di fattura nella comunicazione vedete subito quale fattura è stata pagata.
• Nessuna carta speciale: le QR-fatture possono essere stampate su normale carta bianca o inviate come PDF via e-mail.

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Non vi serve né un costoso software di contabilità né un abbonamento per creare QR-fatture conformi. Con il generatore gratuito di gratisrechnung.ch create in pochi minuti una QR-fattura completa in formato PDF – con uno Swiss QR Code valido. Un assistente IA integrato vi aiuta nella compilazione: descrivete semplicemente cosa volete fatturare e la fattura si compila quasi da sola.

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Domande frequenti (FAQ)

Come freelance ho bisogno di un QR-IBAN?

No. Il QR-IBAN serve solo se volete lavorare con il riferimento QR di 27 posizioni. Per la maggior parte degli indipendenti basta l'IBAN ordinario – il numero di fattura nella comunicazione è sufficiente per l'attribuzione.

Posso inviare la QR-fattura come PDF via e-mail?

Sì. La QR-fattura funziona sia su carta sia come PDF. Il codice QR può essere scansionato anche direttamente dallo schermo.

Le vecchie polizze di versamento sono ancora valide?

No. Dal 30 settembre 2022 le polizze arancioni (PVR) e rosse (PV) non vengono più elaborate dalle banche né da PostFinance.

Con la QR-fattura posso fatturare anche importi in euro?

Sì. La QR-fattura supporta le valute CHF ed EUR.

Quanto costa creare una QR-fattura?

Nulla con gratisrechnung.ch. Create la vostra QR-fattura gratuitamente, senza registrazione e con l'aiuto di un assistente IA.