Rechnung ohne MWST stellen: der korrekte Hinweis und die häufigsten Fehler

Viele Selbständige in der Schweiz stellen Rechnungen ohne Mehrwertsteuer – völlig korrekt, solange sie unter der Umsatzgrenze bleiben. Der Teufel steckt im Detail: Ein falscher oder fehlender Hinweis irritiert Kunden, und eine zu Unrecht ausgewiesene MWST kann richtig teuer werden. Hier die Regeln im Überblick.

Wann Sie keine MWST ausweisen

Sie sind nicht mwst-pflichtig, wenn Ihr weltweiter Jahresumsatz unter CHF 100'000 liegt (Art. 10 Abs. 2 Bst. a MWSTG) und Sie sich nicht freiwillig angemeldet haben. In diesem Fall:

• Sie weisen keine MWST aus und keine MWST-Nummer.
• Sie ziehen sich keine Vorsteuer gut.
• Sie rechnen einfach Ihren Nettopreis ab – fertig.

Wichtig für Neueinsteiger: Massgebend ist der voraussichtliche Umsatz im laufenden Kalenderjahr (plus gegebenenfalls Vorjahresumsatz). Wer im laufenden Jahr die CHF 100'000 erreicht oder klar überschreiten wird, muss sich innert 30 Tagen bei der ESTV anmelden und ab dann MWST ausweisen. Der ausführliche Ablauf steht im Artikel MWST für Freelancer und im Guide MWST für Selbständige auf selbständige.ch.

Der empfohlene Hinweis auf der Rechnung

Eine gesetzliche Pflicht zum Hinweis gibt es für Nichtpflichtige nicht – aber er beantwortet die Frage, die sich Kunden und deren Buchhaltung sonst stellen: Warum ist auf dieser Rechnung keine MWST? Bewährt hat sich eine Zeile unter dem Total:

«MWST wird nicht ausgewiesen, da gemäss Art. 10 Abs. 2 MWSTG von der Steuerpflicht befreit.»

Kürzer und ebenso üblich: «Von der MWST befreit (Art. 10 Abs. 2 MWSTG).» Der Hinweis wirkt professionell und verhindert Rückfragen.

Drei Fehler, die wirklich Geld kosten

1. MWST ausweisen ohne Anmeldung. Wer nicht registriert ist und trotzdem 8.1 % auf die Rechnung schreibt, schuldet diesen Betrag der ESTV – ohne sich ihn vom Umsatz abziehen zu können. Das Geld ist praktisch verloren. Nie MWST ausweisen, solange keine MWST-Nummer (CHE-Nummer mit «MWST»-Suffix) vorliegt.
2. Grenze überschritten und weiter ohne MWST fakturiert. Ab der Pflicht entsteht die Steuerschuld mit der Rechnungsstellung. Wer zu spät meldet, riskiert Nachforderungen plus Verzugszins. Umsatz im Blick behalten und die Anmeldung 30 Tage nach Grenzüberschreitung einreichen.
3. Vorsteuer abziehen ohne Registrierung. Vorsteuer kann nur geltend machen, wer mwst-pflichtig (oder optiert) ist. Belege sammeln lohnt sich trotzdem – für die Zeit nach der Anmeldung.

Preisgestaltung: mit oder ohne MWST kalkulieren?

Wer kurz vor der Grenze steht, sollte den Schritt zur MWST-Pflicht in der Preisstrategie einplanen. Zwei Perspektiven:

• Privatkunden spüren die MWST direkt: Aus CHF 1'000 wird CHF 1'081. Wer marktfähig bleiben will, muss unter Umständen einen Teil der Belastung selbst tragen.
• Businesskunden sind meist selbst vorsteuerabzugsberechtigt – für sie ist der Wechsel weitgehend neutral.

Als Zwischenschritt lohnt sich die Prüfung des Saldosteuersatzes (für viele Dienstleister 5.7 % statt 8.1 % auf den Umsatz), der die Abrechnung massiv vereinfacht. Wie das funktioniert, erklärt der Artikel Saldosteuersatz in der Schweiz auf buchhaltung-für-selbständige.ch.

Rechnung ohne MWST praktisch erstellen

Mit dem QR-Rechnungsgenerator lassen sich Rechnungen mit und ohne MWST-Ausweis erstellen: MWST-Option einfach ausgeschaltet lassen – der Zusatztext eignet sich ideal für den Befreiungshinweis. Wer Vorlagen für Word und Excel sucht, findet auf rechnungslösungen.ch kostenlose Rechnungsvorlagen; wer gerade gründet, findet auf firma-grunden.ch alles zu Kosten und Ablauf der Firmengründung.

Hinweis: Dieser Artikel ist keine Steuerberatung.